Was ist die richtige Gruppengröße für Workshops

Bei einem Workshop ist die Teilnehmerzahl entscheidend über Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung. Welche Gruppengröße sich bewährt und wie man verfährt, wenn es mehr werden sollten, erkläre ich in diesem Beitrag.

Die ideale Teamgröße für Workshops ist umstritten

Die Fachliteratur und auch die Artikel, die man online findet, sind sich uneinig, was die ideale Teilnehmerzahl bei Workshops betrifft. Häufig liest man „so viele wie möglich und so wenige wie nötig“ oder „die Gruppen sollten nicht zu groß und nicht zu klein sein“. Und wenn Zahlen genannt werden, geht die Spanne von 3 bis 40 Teilnehmern und mehr. Das ist alles relativ und insgesamt wenig hilfreich. Ein Grund, warum die Meinungen und Empfehlungen so auseinander gehen, liegt meines Erachtens darin, dass jeder ein anderes Bild von Workshops hat und auch unterschiedliche Themen in diesen bearbeitet werden.

Es ist zum Beispiel ein Unterschied, ob es sich um einen Workshop oder um ein Seminar handelt. Beides wird gerne in einen Topf geschmissen und in der Tat gibt es Überschneidungen und Ähnlichkeiten. Worin der genaue Unterschied liegt, werde ich noch separat behandeln, aber um es kurz zu machen: Ein Seminar ist in erster Linie eine Lehrveranstaltung, ein Workshop eine Arbeitssitzung. Und bei dieser ist die Teamgröße ein wichtiger Erfolgsfaktor!

In diesem Beitrag befassen wir uns also mit der Gruppengröße von Workshops. Und Workshop ist auch nicht gleich Workshop. In den IDEALY Workshops arbeiten wir mit den Teams unserer Kunden an aktuellen Problemstellungen oder Herausforderungen, um diese schnellstmöglich zu lösen. Daher ist zunächst vorrangig, dass das Team Vertreter einbezieht, die zur Zielerreichung wichtig sind. Das habe ich in meinem Beitrag Wer wirklich am Workshop teilnehmen sollte schon vertieft.

Bereits vor vielen Jahren habe ich meine Agentur von Fachbereichen in interdisziplinäre Teams umstrukturiert und zudem darauf geachtet, dass Alter, Erfahrung und Geschlecht möglichst gut durchgemischt sind. Jedes Team durfte sich einen bekannten Schiffsnamen geben, um nicht nur eine eigene Identität innerhalb der Firma zu etablieren, sondern auch, um die Analogie zu einer Crew herzustellen. Auf einem Segelboot zum Beispiel hat jeder seinen Posten und weiß, was er zu tun hat, um das gewünschte und gemeinsame Ziel zu erreichen – selbst wenn sich die Wetter- und Strömungsverhältnisse ändern!

Die Teamgröße ist ein wichtiger Erfolgsfaktor!

Bei der Größe der Teams (Crews) haben wir uns an der magischen 7 orientiert, auch bekannt als Millersche Zahl nach dem Psychologen George Miller (George Miller Studie: www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4486516).

Angesichts des enormen Effektivitätsgewinns durch diese Umstrukturierung lag nichts näher, als das auch auf die IDEALY Workshops zu übertragen. Ich betrachte die Teilnehmer unserer Kunden genauso wie unsere internen Teams als Arbeitsgruppen, und die Gruppengröße von 7 (+/-2) bewährt sich tatsächlich seit vielen Jahren.

Welche Vorteile hat die magische 7 (+/- 2)?

Insgesamt sind Teams in dieser Größenordnung deutlich effektiver als größere Teams – in Workshops wie auch in anderen Arbeitsgruppen. Die 7 wichtigsten Vorteile sind:

• Es ist leichter, zu einem Konsens zu kommen.
• Es entsteht schneller ein Wir-Gefühl.
• Grüppchenbildung ist quasi ausgeschlossen.
• Die Zufriedenheit ist deutlich höher, weil jeder gehört wird und mitwirkt.
• Rollen können klar übernommen werden.
• Es ist egal, ob sich die Teilnehmer bereits kennen oder noch nicht.
• Die Größe erfordert keinen Anführer, lediglich der Moderator managt Kommunikation und Zusammenarbeit.

Welche Gefahr besteht bei größeren Gruppen?

Bei zu großen Gruppen ist der Erfolg des Workshops schnell gefährdet. Denn: viel hilft nicht unbedingt auch viel. Mit zunehmender Teilnehmerzahl sinkt die Effektivität aus diesen 7 Gründen:

• Es werden mehr Informationen gesammelt, als verarbeitet werden können oder relevant sind.
• Nicht jeder kommt zu Wort.
• Mögliche Hierarchien sorgen für Hemmungen, sich einzubringen.
• Diskussionen entstehen schneller und sind schwieriger in Schach zu halten.
• Die Leistungsbereitschaft sinkt – auch ohne böse Absicht.
• Der benötigte zeitliche Rahmen wird deutlich größer.
• Es wird schwieriger Entscheidungen zu treffen, die von allen getragen werden.
• Das Momentum in der Gruppe geht schneller verloren.

Was tun, wenn die Gruppe zu groß ist?

In der Regel wünschen sich meine Kunden eher mehr Workshop-Teilnehmer als umgekehrt – und das meist aus berechtigtem Grund. In den diversen Vorgesprächen hinterfrage ich das im Einzelnen und führe sogar Gespräche mit den jeweiligen Teilnehmern. Hintergrund ist nicht, radikal auszufiltern, sondern im Bedarfsfall Gruppen zu bilden, die möglichst sinnvoll zusammengestellt sind.

Ist das Bilden von Gruppen aus welchen Gründen auch immer nicht möglich, müssen die Übungen und Methoden auf die individuelle Situation angepasst werden. Wie das funktioniert und welche Tipps ich dafür habe, folgt in den Beiträgen über Workshopmethoden.

Nicht genügend Teilnehmer für einen Workshop?

Wenn auf der anderen Seite nicht genügend Teilnehmer für einen Workshop gefunden werden – und auch das kommt vor –, wirkt sich das entsprechend auf die Informationsdichte und verschiedenen Blickwinkel (Perspektiven) aus. Gerne stelle ich in diesen Fällen eigene Mitarbeiter zur Verfügung, die als Teil des Kundenteams fungieren. Das bietet sich oft dann an, wenn es darum geht, neue Ideen oder Strategien zu entwickeln. Da hilft unseren Kunden sowohl die Erfahrung meines Teams als auch die Sicht von außen.

Stellt sich ansonsten die Frage eines Workshops? Wenn man die Techniken und Prinzipien von Workshops kennt, wird man erkennen, dass Workshops die effektiveren Meetings sind. Das heißt: mit den methodischen Skills kann jedes Meeting zu einem kleinen Workshop werden. Wie das funktioniert, zeige ich Ihnen und Ihren Mitarbeitern sehr gerne. Schreiben Sie mir dazu an: patrick@idealy.de.

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