Warum Meetings ineffizient sind und ihren Sinn verfehlen

Das Netz ist voll mit vermeintlich guten Tipps gegen ineffiziente Meetings. Start- und Endzeit festlegen, Agenda verbessern, wichtige Dinge zuerst behandeln, Protokoll schreiben oder das Meeting im Stehen halten, damit es nicht so lange dauert. Im Folgenden möchte ich genauer darstellen, warum Meetings trotzdem meistens ineffizient und deshalb so unbeliebt sind.

Meetings erzeugen eine falsche Gruppendynamik

Trotz Agenda und Zeitrahmen lösen Meetings häufig unstrukturierte Diskussionen aus. Extrovertierte Teilnehmer übernehmen den größten Redeanteil, während andere Kollegen immer ruhiger werden. Untergebene haben Angst, das Falsche zu sagen, und Vorgesetze treffen Entscheidungen, die nicht von allen getragen werden. Zudem werden häufig zu viele Teilnehmer eingeladen, von denen einigen unklar ist, warum sie überhaupt da sind und worum es geht. Einige nennen es Brainstorming, aber meist sind es unstrukturierte Diskussionen, in denen man sich im Kreis dreht und wenig umsetzbarer Output entsteht. Die Folge: Das Meeting führt nur zu weiteren Meetings.

Die Aufnahme von Information ist begrenzt

Jeder versteht den Job, den es zu erledigen gibt, anders, weil die diskutierten Ideen nur abstrakte Konzepte sind, die jeder unterschiedlich interpretiert. Die Menge an Informationen kann nicht mehr aufgenommen werden und es entsteht kein gemeinsames Verständnis von dem, was wichtig ist oder nicht. Die Teilnehmer machen ihre eigenen Notizen und so bleiben unter Umständen auch gute Ideen und Lösungen im Verborgenen.

10 Gründe für ineffiziente Meetings – ein Überblick

1. Es wurde im Vorfeld nicht geprüft, ob ein Meeting überhaupt notwendig gewesen wäre.
2. Die Ziele sind unklar.
3. Das Meeting wird nicht geführt.
4. Die Teilnehmerzahl ist zu groß.
5. Diskussionen werden nicht sequenziert.
6. Einzelne Themen erhalten keine verbindlichen Zeitfenster.
7. Informationen werden nicht gesammelt oder visualisiert.
8. Andere Themen kommen auf.
9. Es werden keine Entscheidungen getroffen.
10. Es gibt keine klaren nächste Schritte.

Fazit

Meetings verfehlen ihren Sinn. Es können vielleicht Meeting-Regeln befolgt werden, aber es fehlt an Methodik und Prozessen, die für Zusammenarbeit anstatt für Diskussionen sorgen. So werden Meetings schnell zu ermüdenden und frustrierenden Zeitfressern.

„Ich habe keine Zeit für einen Workshop“

Wenn man sich die Tragweite von ineffizienten Meetings bewusst macht, wird man schnell erkennen, dass sie unmittelbaren Einfluss auf ganze Projekte und den damit verbundenen Erfolg von Unternehmen haben. Es wird nicht nur Zeit verschenkt, sondern das Momentum geht schnell verloren (oder entsteht erst gar nicht), die Motivation sinkt, der Teamgeist leidet und, besonders fatal: Lösungen und Innovationen bleiben im Verborgenen. Der Effektivitätsgewinn durch Workshops ist daher enorm. Das Team wird ausgerichtet, die kollektive Intelligenz wird genutzt, um die richtigen Lösungen zu entwickeln, und eine klare Aktionsplanung mit klaren Verantwortungen sorgt für Teamgeist und Autonomie. Mit effizient gestalteten Workshops kann man effektiv an jedem Thema arbeiten. Selbst langweilige Themen werden unterhaltsam, und spannende Themen bleiben spannend. In den IDEALY Workshops arbeiten wir nicht nur mit unseren Kunden an aktuellen Lösungen, sondern wir zeigen Teams, wie sie künftig effektiver zusammenarbeiten.

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